Office Manager (m/w/d)

Unser Mandant ist ein weltweit aufgestelltes Unternehmen und ist im Import, Export, Vertrieb, Marketing und der Lagerung von chemischen Stoffen tätig. Die nationalen und internationalen Kunden werden von einem Kundenservice in Hamburg betreut und erhalten bei Bedarf technische Unterstützung.

WIR SUCHEN SIE IM RAHMEN EINER DIREKTVERMITTLUNG ZUM NÄCHST MÖGLICHEN ZEITPUNKT IN HAMBURG (HAFENCITY).  
 

Was Sie erwartet:

• Einkauf und Verwaltung von Arbeitsmaterial für Büro und Lager
• Ansprechpartner für unsere Dienstleister (Vermieter, Firmenwagen, Netzwerkanbieter, Versicherungen, IT-Dienstleister usw.)
• Eingehende und ausgehende Post verwalten
• Verifizieren, Validieren und Archivieren von Rechnungen & Geschäftsdokumenten
• Koordinieren von Reisevorkehrungen für Mitarbeiter und Besucher
• Reisekostenabrechnungen für Business-Manager erstellen
• Unterstützung der Mitarbeiter in der Kommunikation mit Behörden in Angelegenheiten wie Visum, Suche nach Wohnungen/Schulen, Probleme mit Dienstleistungsanbietern usw.
• Verwaltung der Büroausstattung (Laptops, Computer, Drucker, Videokonferenz, Mobiltelefone usw.)
• Regelmäßige Datensicherung für alle Büro-Laptops
• Verwalten von Personaldaten (Anwesenheit, Reisen, Urlaub usw.)
• Reiserichtlinien
• Organisation von kleinen Veranstaltungen (Teamausflüge, festliche Feiern, Mitarbeitergeburtstage, etc.)
• Koordinierung mit Banken
• Verwaltung verschiedener Versicherungen
• Generieren von Monatsberichten für das Management
• Durchführung anderer Büroaufgaben, sofern zugewiesen
• Aktualisieren und/oder Erstellen von Bürorichtlinien, je nach Bedarf

Das bringen Sie mit:

• Kaufmännische Ausbildung in Büroverwaltung oder ähnlichem Arbeitsfeld
• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in Bürokoordination, Verwaltung oder ähnlichem Tätigkeitsfeld
• Sprachkenntnisse: Fließendes Deutsch in Wort und Schrift und gutes Englisch
• Gute Kenntnisse in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook und PowerPoint)
• Multitaskingfähigkeit und die Fähigkeit Prioritäten zu setzen und Fristen einzuhalten
• PKW- Führerschein wünschenswert

Kontakt:

Für weitere Informationen steht Ihnen unser Personalberater Herr Martin Nielsen unter +49 (0)40 39 99 37 29 gern zur Verfügung. Bitte senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen unter Angabe Ihrer Einkommensvorstellung mit Anschreiben, Lebenslauf und den relevanten Zeugnissen an martin.nielsen@phh24.de

Wir freuen uns darauf Sie kennenzulernen!

Unser Versprechen an Sie:

Datenschutz ist für uns Pflicht. Ihre persönlichen Daten werden nach Eingang Ihrer Bewerbung vertraulich gemäß DSGVO (https://dsgvo-gesetz.de/bdsg-neu/, https://dsgvo-gesetz.de) behandelt. Ferner erhalten Sie von uns eine gesonderte Einwilligungserklärung zur Speicherung und Bearbeitung der Daten Ihrer Bewerbung.
Natürlich garantieren wir Ihnen Diskretion und die Einhaltung von Sperrvermerken.